Muchas empresas creen que ya están preparadas, pero cuando llega la revisión interna o una verificación de la AEAT, aparecen fallos que obligan a rehacer el sistema desde cero.
En este artículo te mostramos los errores más habituales y cómo evitarlos antes de que supongan un problema.
1. Pensar que basta con añadir un código QR en las facturas
Este es, sin duda, el error más repetido.
El QR es solo uno de los elementos de VeriFactu, pero por sí solo no valida el cumplimiento.
El QR debe contener:
- Datos de la factura
- Algoritmo del hash
- Identificador único
- Información para verificación
- Enlace interno para comprobación
Si el QR no está correctamente formado, la AEAT puede considerar que la factura no cumple VeriFactu, incluso si tiene aspecto correcto.
Solución:
Verifica que tu software genera un QR con todos los campos obligatorios. Puedes ver cómo se implementa correctamente en sistemas Odoo aquí:
Guía QR y hash VeriFactu en Odoo
2. No generar el hash siguiendo el algoritmo oficial
Otro error frecuente es que el software genera un hash «genérico» o un identificador inventado.
VeriFactu exige un hash basado en un algoritmo criptográfico específico y calculado a partir de datos concretos de la factura.
Si tu software genera un hash incorrecto o modificable, incumple el Real Decreto 1007/2023.
Referencia oficial:
BOE – Real Decreto 1007/2023
Solución:
Comprueba si tu software genera hash no manipulable y según el esquema técnico indicado por AEAT. Si no, deberás actualizarlo o sustituirlo.
3. No registrar la trazabilidad interna (logs) de forma inalterable
VeriFactu exige un registro interno donde quede constancia de:
- Emisión
- Modificaciones
- Anulaciones
- Eventos internos del sistema
Un error típico es que:
- El software permite borrar facturas sin dejar rastro
- El usuario puede modificar números de factura
- Los logs no están protegidos contra manipulación
Esto incumple totalmente VeriFactu.
Solución:
Tu software debe registrar todos los eventos de facturación sin posibilidad de alteración o borrado.
Aquí tienes una guía útil para comprobar si lo hace:
Cómo saber si tu software cumple VeriFactu
4. Pensar que la AEAT «homologa» programas de facturación
Muchas empresas creen que tienen que solicitar una homologación o certificado.
Es falso. La AEAT no certifica software.
Lo que sí exige es:
- Cumplir el RD 1007/2023
- Presentar la declaración responsable
La confusión provoca retrasos y a veces hace que las empresas no preparen su sistema a tiempo.
Solución:
Revisa cómo presentar la declaración responsable:
Guía de declaración responsable VeriFactu
5. Migrar datos sin planificar la adaptación al nuevo sistema
Un error habitual es aprovechar VeriFactu para cambiar de software… pero sin plan de migración.
Esto provoca:
- Duplicidad de numeraciones
- Facturas sin hash en sistemas nuevos
- Incompatibilidad entre bases de datos
- Pérdida de histórico contable
Solución:
Planifica la migración por fases y prueba el sistema antes de activarlo:
Cómo probar tu sistema VeriFactu antes de emitir facturas
6. Usar plantillas PDF antiguas sin adaptarlas a VeriFactu
VeriFactu exige que el PDF emitido incluya:
- QR
- Hash
- Información de trazabilidad
Muchos sistemas generan el hash y QR pero no lo plasman correctamente en el PDF, lo cual invalida la factura.
Solución:
Comprueba que el PDF contiene todos los elementos visibles y legibles por la AEAT y el usuario final.
7. No formar al personal encargado de facturar
Incluso con un software perfectamente adaptado, si el equipo desconoce:
- Cómo validar facturas
- Qué es un hash
- Cómo funciona el QR
- Qué implica una modificación
… el sistema quedará mal configurado o se usarán procesos incorrectos.
Solución:
Forma a tu equipo.
Una transición a VeriFactu no es solo técnica, sino también operativa.
8. Creer que el software TPV ya está adaptado automáticamente
Muchos negocios con TPV creen que su sistema cumplirá «cuando llegue el momento».
Error grave.
La mayoría de TPV:
- No generan hash
- No registran trazabilidad
- No gestionan auditoría interna
- No integran correctamente QR
Solución:
Revisa la compatibilidad de tu TPV o considera integrarlo con un ERP moderno como Odoo.
Guía de digitalización:
Digitalizar tu facturación con VeriFactu
[h2]9. No utilizar un entorno de pruebas antes de activar VeriFactu](h2]
Hacer pruebas directamente en producción es arriesgado.
Si la factura se genera mal, ya forma parte del libro de facturación y no puede eliminarse.
Solución:
Utiliza entornos de test o sandbox, especialmente en Odoo, para validar toda la lógica antes de activarla.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si mi software no cumple cuando llegue la fecha?
Tu facturación no será válida ante la AEAT y podrás recibir requerimientos o sanciones.
¿Puedo adaptar mi software sin cambiar de programa?
Depende. Algunos pueden actualizarse; otros no soportan los requisitos técnicos actuales.
¿Qué ocurre si uso un software propio?
Eres responsable del cumplimiento y de la declaración responsable, incluso si lo desarrolló un tercero para ti.