En esta guía te explicamos:
- Cuándo puedes mantener tu software actual
- Qué requisitos debe cumplir
- Cómo adaptarlo paso a paso
- Qué alternativas tienes si no soporta VeriFactu
¿Es obligatorio cambiar de software para cumplir VeriFactu?
La Agencia Tributaria NO obliga a utilizar un software concreto.
Lo que exige es que el sistema cumpla el Real Decreto 1007/2023, disponible en:
BOE – RD 1007/2023
Por tanto:
- Puedes mantener tu programa
- Puedes modernizarlo
- Puedes conectarlo con un sistema externo
- Puedes actualizarlo sin migrar tus datos
Lo importante es que cumpla los requisitos técnicos, especialmente:
- Hash
- QR
- Registro inalterable
- Numeración secuencial
- Firma del registro
- Declaración responsable en la AEAT
Guía de requisitos:
Elementos obligatorios de una factura VeriFactu
Cuando SÍ puedes adaptar tu software sin cambiarlo
Puedes mantener tu programa si cumple al menos estas condiciones:
1. Se puede actualizar o modificar
Software como ERPs, TPVs modulares, SaaS modernos o programas internos suelen permitir:
- Añadir hash
- Incorporar QR
- Registrar trazabilidad
- Añadir numeraciones protegidas
2. Tiene acceso a la base de datos
Si el proveedor (o tu técnico) puede gestionar la estructura interna, el software es adaptable.
3. El proveedor tiene intención de actualizarlo
Muchos fabricantes han anunciado parches y actualizaciones VeriFactu.
Si tu proveedor lo ha confirmado, puedes esperar las mejoras.
Cuando NO puedes adaptarlo (y sí debes cambiarlo)
Cambiar de software es inevitable si:
- El programa no permite numeración inalterable
- Permite borrar facturas sin dejar rastro
- No tiene registro interno
- No tiene soporte o quedó obsoleto
- Es un software «cerrado» que no puede actualizarse
Ejemplo frecuente: programas de facturación muy antiguos para Windows o TPV sin actualizaciones desde hace años.
En este caso, la solución más eficaz es migrar a un ERP moderno como Odoo, que ya cuenta con integraciones compatibles con VeriFactu:
VeriFactu con Odoo
Cómo adaptar tu software actual a VeriFactu paso a paso
A continuación te dejo un proceso claro y realista para adaptar el software sin cambiarlo:
Paso 1: Revisar el cumplimiento actual (auditoría interna)
Comprueba si el software ya tiene:
- Hash
- QR
- Registro interno
- Numeración protegida
- Registros de modificación
Puedes usar esta guía:
Cómo saber si tu software cumple VeriFactu
Paso 2: Actualizar el sistema (si el proveedor lo permite)
Lo habitual es que el proveedor publique una actualización que incluya:
- Algoritmo del hash
- Generación del QR
- Nuevos campos en la base de datos
- Firma electrónica del registro
- Sistema de logs y trazabilidad
Si el proveedor te dice que «no sabe cuándo lo tendrá», plantéate alternativas.
Los plazos no son opcionales.
Paso 3: Añadir un módulo externo si el software no soporta cambios internos
Si tu sistema no permite cambios directos, existen opciones intermedias:
- Pasarelas de facturación
- Conectores externos que generan hash
- Sistemas que digitalizan la factura sin modificar tu software
- Integración con un ERP que se encargue solo de la parte VeriFactu
Ejemplo real: conectar tu software actual con un módulo externo de Odoo que gestione la trazabilidad y el hash.
Paso 4: Registrar la trazabilidad
Si tu programa no tiene un sistema interno de logs, deberás crear uno:
- Tabla interna de eventos
- Número de factura vinculado al hash
- Registro de modificaciones
- Firma del evento
Esto se puede hacer incluso en software antiguo si permite acceso a base de datos.
Paso 5: Generar el QR en el PDF final
Es obligatorio que:
- El QR esté en la factura visible
- Sea legible
- Contenga los datos correctos
Tu software debe actualizar la plantilla PDF.
Paso 6: Presentar la declaración responsable ante la AEAT
Ningún sistema VeriFactu puede usarse sin presentar la declaración previa.
Guía aquí:
Declaración responsable VeriFactu
Paso 7: Probar el sistema antes de activarlo
Antes de emitir facturas reales:
- Crea facturas de prueba
- Comprueba hash
- Comprueba QR
- Revisa la secuencia
- Simula modificaciones
Puedes ver cómo hacerlo en un entorno seguro aquí:
Cómo probar tu sistema VeriFactu
Ventajas de adaptar tu software actual en lugar de cambiarlo
- No necesitas formar de nuevo al equipo
- Evitas migrar datos
- Menor coste
- Menor tiempo de implantación
- Evitas errores de continuidad
- Mantienes tus integraciones actuales
Sin embargo, solo es recomendable si el software realmente permite cumplir con la normativa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi software aunque no cumpla?
No. Una vez llegue tu fecha obligatoria, cada factura debe cumplir VeriFactu.
¿Mi TPV puede adaptarse?
Depende del fabricante; muchos antiguos no podrán cumplir.
¿Se puede usar un conector para adaptar mi software?
Sí, si el conector genera hash, QR y trazabilidad y está vinculado al sistema principal.